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20 tips para una mejor productividad laboral

Publicado por:

Equipo de Terminal Creativa
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Si tu productividad laboral te preocupa o simplemente quieres mejorarla, acá te damos tips accionables para manejar mejor los obstaculos.

La productividad laboral tiende a disminuir cuando no conseguimos organizar nuestros esfuerzos, es por eso que nuestra primera recomendación es

La agenda: La herramienta definitiva para aumentar tu productividad laboral

Primero lo primero

Los beneficios que nos puede traer saber cómo hacer una agenda de trabajo correctamente son variados, entre ellos, están el mejoramiento de nuestra productividad laboral y el cumplimiento de metas.

El primer paso para hacer de nuestra agenda una guía que nos permita administrar eficientemente nuestro tiempo, está en tomar el compromiso para seguirla, cumpliendo estrictamente con los plazos que nos propongamos.

Pasos para hacer una agenda

1. Planificar en base a prioridades

organizarnos bien debemos tener claros los objetivos que queremos lograr y las actividades que se requieren para ello.

Así podremos determinar cuánto tiempo destinaremos a cada tarea de forma realista.
Es importante recordar que lo urgente no debe estar por encima de lo importante.

2. Planificar por escrito

¡La memoria es frágil!

Por eso, siempre será mejor tener por escrito nuestra agenda, ya sea de forma diaria, semanal o mensual.

No importa si es en papel, o a través de una herramienta online, lo importante es que tengamos un recordatorio.

3. Considerar las dificultades

Siempre pueden haber imprevistos, y para que estos no afecten nuestra agenda, tenemos que considerar todas las dificultades que puedan aparecer en el camino y pensar en soluciones de antemano, asignándoles un tiempo correspondiente.

4. Ser flexible y analizar continuamente

En consecuencia del punto anterior, debemos estar preparados para hacer cambios en nuestra agenda en caso de que ocurran hechos inesperados, siempre y cuando no dejemos las cosas importantes de lado.

5. Evitar la multitarea

El multitasking disminuye la productividad. Así que para que nuestra agenda sea efectiva, debemos enfocarnos en una actividad a la vez.

Para optimizar el tiempo, una buena idea es agrupar las actividades que sean similares para realizarlas en la misma sección de una jornada, así aprovechamos la concentración y trabajamos proactivamente.

6. Agenda reuniones cortas

Tener claros los objetivos de las juntas y definir una agenda especial para las mismas son parte de las recomendaciones para tener reuniones eficientes. Las reuniones innecesariamente largas son un punto fatal para nuestra productividad laboral

Si queremos ahorrar tiempo, las reuniones a través de videollamadas por Skype, Facetime y otras herramientas son una excelente alternativa para hablar de manera directa con los clientes, el equipo de trabajo y socios, sin tener que trasladarnos.

7. Desglosar los proyectos largos en tareas pequeñas

Para los proyectos largos, es mejor ir paso a paso, dividiéndolo en un plan de trabajo con plazos coherentes para cada etapa del mismo. De esta forma, es más fácil mantener la motivación mientras se desarrolla.

8. Aprender a delegar

Por distinta razones, a veces nos centramos en llevar a cabo todas las tareas de un proyecto, cuando existen colaboradores que nos podrían alivianar la carga. Delegar responsabilidades no solo nos ayudará a destinar tiempo a otras cosas, sino que también nos permitirá disminuir el estrés, mejorar la productividad, entre otros.

9. Respetar nuestros tiempos y saber decir que no

Respetar los horarios asignados en una agenda es la clave para poder cumplir con los objetivos que nos proponemos. Esto también incluye poder decir que no a eventos sociales y otras actividades que nos alejen de nuestras metas.

10. Dejar un espacio para actividades personales

Ya sea como un premio, o como una manera de sobrellevar la rutina, siempre será bueno dejar un espacio personal para realizar actividades que nos permitan liberarnos del estrés.

De esta forma, podremos continuar con el mejor ánimo al día siguiente.

Aprender cómo hacer una agenda de trabajo, y seguirla completamente, nos permitirá recordar día a día cuáles son nuestros objetivos, cumplir con nuestras tareas, anticiparnos a eventualidades, adelantar tareas imprescindibles y gozar de nuestro valioso tiempo libre.

Ok, ya tengo tienes tu agenda

¿Cuales son los siguientes pasos para aumentar mi productividad laboral?

Cuando nos toca quedarnos un par de horas más tarde en la oficina, o cuando debemos ocupar parte de nuestro tiempo libre del fin de semana en terminar tareas que debían ser terminadas en el horario laboral, es común que nos preguntemos cuánto tiempo hemos perdido haciendo cosas poco relevantes.

Y es que la efectividad de nuestro empleo se puede ver afectada por distintos factores.

Uno de ellos es la tecnología, que, si bien puede ayudarnos a ser más rápidos y eficientes en nuestros quehaceres, también resulta en una de las grandes distracciones que nos aquejan en la actualidad.

Solo recordemos cuánto tiempo hemos pasado “pegados” en las redes sociales, en vez de estar concentrados sacando adelante algún proyecto o informe.

¡Pero no hay que preocuparse!

Todos estamos a tiempo de aprender a administrar correctamente nuestro tiempo.

Así que, a continuación, entregaremos algunos consejos para lograrlo y terminar con los pendientes rápidamente:

1. Planificar el horario y la prioridad de tareas

Los empleados más valorados son aquellos que se destacan por su autonomía y su capacidad de planificar sus labores.

La capacidad de confeccionar listas de tareas, previendo posibles retrasos en los plazos de entrega y participando en la calendarización de los proyectos es una excelente manera de saber el tiempo que se deberá dedicar para cada actividad y ser más productivos.

2. Programar las tareas administrativas

Dejar un horario especial para responder emails, realizar o devolver llamadas y llevar a cabo otras tareas administrativas, respetándolo con rigurosidad, nos permitirá evitar distracciones triviales mientras hacemos cosas importantes.

Si consideramos que el tiempo promedio que tomamos para recuperarnos de una interrupción es de 26 minutos, más vale la pena tomar este resguardo.

3. Planear el día la noche anterior

Tomarnos alrededor de 10 minutos para pensar en las cosas que debemos hacer al día siguiente nos permitirá ayudarnos a dormir mejor al mitigar las preocupaciones, y a enfrentar la jornada laboral con una mejor disposición para realizar las labores correspondientes.

4. Dejar fuera las preocupaciones personales

Nadie está exento de sufrir problemas, pero si deseamos mejorar nuestra productividad laboral, deberemos esforzarnos por desarrollar nuestra inteligencia emocional.

En caso de que tengamos una preocupación que no nos deje trabajar tranquilamente, y que sea foco de distracciones, es conveniente escribir en las mañanas, apenas despertamos, todo lo que pasa por nuestra mente, para así “liberarla”.

Otra técnica para manejar mejor las preocupaciones consiste en establecer períodos para preocuparse, los cuales pueden ser dos de 15 minutos cada uno, idealmente uno en la mañana y otro en la tarde.

5. Hacer las tareas más difíciles cuando se está más alerta

Aunque todos rindamos de distintas maneras, todos tenemos un momento de iluminación en la que podemos enfrentarnos con fuerza a cualquier tarea que se nos imponga.

Por esto,

Es bueno definir cuál es el momento del día en el que estemos más alerta, para así poder destinar este tiempo a las tareas que nos cuestan un poco más.

Lo más común es que dejemos las labores más complicadas para el final del día, cuando ya no tenemos energía para realizarlas.

Por ello, es conveniente enfocarnos a primera hora para resolverlas. Así las olvidamos, y no dejamos que nos siga preocupando y distrayendo por el resto del día.

6. Cerrar el correo electrónico

Siguiendo con la idea de programar las tareas administrativas, cerrar la bandeja de entrada, desactivando las notificaciones (tanto de la computadora como del teléfono móvil).

Nos ayudará a no desviar nuestra atención de las labores que requieren nuestra concentración. Ya sabemos lo tentador que es revisar el correo, incluso si no tenemos la intención de responder en ese momento.

7. Tomar descansos regulares

Incorporar pequeños descansos durante el día nos ayudará a mantener los niveles de energía y la mente fresca. De hecho, está comprobado que descansar nos ayuda a ser más productivos.

Una buena técnica es trabajar 90 minutos, y descansar 15. Si nos cuesta concentrarnos por esa cantidad de tiempo, se puede acortar ese intervalo a 60 o 75 minutos.

Otra forma de controlar el tiempo de trabajo y de descanso, es la conocida técnica Pomodoro, que consiste en realizar pausas con mayor frecuencia, con la ayuda de un temporizador, destinando 25 minutos a trabajar concentrada e intensivamente, para luego descansar por 5 minutos, e iniciar nuevamente el proceso.

Cuando se alcanzan 4 “pomodoros”, es decir, 4 ciclos de esta técnica, nos podemos premiar con un descanso más prolongado de 20 o 30 minutos.

Sea cual sea la técnica que prefiramos usar, en el tiempo de descanso es recomendable distraernos, ya sea tomando un café o aprovechando de hacer una llamada personal.

Dar una caminata, por ejemplo, nos ayudará también a evitar dolores de espalda y otras afecciones producto de estar tanto tiempo sentados.

8. Alimentarse sanamente

Alimentarnos mal no solo empeorará nuestra condición física, ya que también nos hará menos productivos. De hecho, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) señaló, gracias a un estudio, que la mala alimentación en el trabajo causa pérdidas de hasta 20% en la productividad.

Una alimentación sana, en cambio, nos permite tener más energía y los nutrientes que necesitamos para afrontar la jornada laboral sin fatiga, tanto mental como física.

9. Dejar la multitarea

De seguro a varios nos ha pasado que intentamos redactar un informe, mientras respondemos correos, revisamos Facebook y pensamos en lo que haremos en el fin de semana. Pues, el multitasking representa un gran riesgo para la productividad, perjudicando la concentración y la calidad de nuestro trabajo.

Debemos dejar de engañarnos y enfocarnos en terminar una tarea a la vez. Sin darnos cuenta, seremos mucho más eficientes con nuestro tiempo, y veremos cómo terminamos la lista de pendientes de forma más rápida.

10. Usar la tecnología a nuestro favor

Hoy, para nuestra fortuna, existen diversas herramientas online para evitar distracciones en el trabajo.

La mayoría contamos con teléfonos inteligentes que, como mencionábamos en un principio, lamentablemente son una gran fuente de distracciones.

Sin embargo,

cuando buscamos aumentar nuestra productividad, podemos ver un gran beneficio en ellos si contamos con alguna aplicación como Hey Focus, por ejemplo, que bloquea nuestras redes sociales para que nos mantengamos concentrados sin caer en la tentación de revisar Facebook o Twitter.

Y si nos gusta escuchar música, Brain.fm será una gran ayuda al crear una banda sonora especial para concentrarnos.

No importa dónde trabajemos, ya sea en la oficina o en nuestra casa de manera freelance, podremos mejorar nuestra productividad laboral siguiendo estos consejos.

Lo más importante está en tener las ganas de mejorar y en apostar por la organización como uno de los elementos básicos para administrar mejor nuestro tiempo.

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